SABABU KUU TANO(5) KWANINI UANDIKE MPANGO WA BIASHARA YAKO KWANZA KABLA HUJA ANZISHA BIASHARA YENYEWE

Yanini kuanza kufikiria Mpango wa biashara kwanza kabla ya kuanza kufanya biashara yenyewe?, kwanini mtu upoteze muda wakowa thamani kuanza kuchanganua na kufanya utafiti wa biashara ambayo ungeweza tu kuanza na mambo mengine yakajipanga yenyewe mbele ya safari?.

Maswali haya na mengine mengi, yamekuwa yakiulizwa na wajasiriamali popote pale duniani hasa wanapowaza juu ya kutayarisha michanganuo ya biashara zao.Ijapokuwa wataalamu wa biashara wamewahi kufanya utafiti na kubaini kuwa wafanyabiashara wengi na hata wale wajasiriamali wana anza biashara zao pasipo kuhangaika kutengeneza mpango wa biashara, lakini pia tafiti hizo zimegundua umuhimu na faida nyingi zinazotokana na mtu kuandaa kwanza mpango wa biashara yake kabla haja anza na hata ikiwa alikuwa amekwishaianzisha biashara yenyewe kitambo.

Kama mmiliki wa biashara, unaweza ukawa unazifahamu baadhi ya faida za kuandika mpango wa biashara kama vile, kumsaidia mjasiriamali kuongeza uwezekano wa mafanikio katika biashara anayoiandikia mchanganuo, kumsaidia katika suala zima la kujipanga “organizing a business”, kumsaidia katika mchakato wa kupata mtaji nk.

Kwa kifupi kabisa ni kwamba; ikiwa una mpango wa kuanzisha biashara mpya, unapanga kuendeleza biashara uliyokwishaanzisha zamani au unatafuta usaidizi kimtaji kutoka nje ya kampuni yako; basi ujue kabisa yakwamba unahitaji Mpango/mchanganuo wa biashara.

Lakini je, unazijua zile faida kuu tano (5) muhimu kuliko nyingine zote?. Faida zipo nyingi tu, inategemea, umeamua kuzitaja kwa kutumia vigezo gani, wengine hata wanaweza wakakutajia faida 20, 15 nk. Kulingana na  wanavyozitazama.

Sasa basi ikiwa faida za kuandika mchanganuo wa biashara ni nyingi kiasi hicho, kwanini wafanyabiashara/wajasiriamali wengi hawapendi kuandika michanganuo kabla au hata baada ya kuanzisha biashara zao?

Kimsingi hakuna hatari yeyote ile ya mtu kuandika mchanganuo wa biashara, lakini wajasiriamali baadhi yao wamekuwa wakitoa visingizio lukuki kwanini hawapendi kuandaa mipango ya biashara zao. Na baadhi ya sababu na visingizio hivyo ni hivi hapa chini;

1. Kukosa elimu sahihi ya Ujasiriamali na Biashara pamoja na kutokufahamu jinsi ya kutayarisha mpango wa Biashara.

Ingawa wajasiriamali wengi wangependa kuandaa michanganuo ya biashara zao lakini hukumbana na kikwazo cha kutokuwa na elimu ya namna michanganuo yenyewe inavyoweza kuandaliwa, na hata wanapojaribu kutafuta wataalamu wa kuwaandikia mpango wa biashara napo hufeli kutokana na ada au malipo kuwa makubwa na hivyo kuishia kuanzisha biashara hivyo hivyo tu wakitegemea mpango wa kichwani. Wengine mipango ya kichwani huwasaidia na wakafanikiwa lakini wengi hushindwa.

2. Huwezi ukatabiri mambo yajayo, ni uchuro.

Wengine kutokana na imani potofu tu huona kuanza kubashiri jinsi biashara itakavyoweza kuja kuwa miezi kadhaa ijayo au miaka basi ni kama vile jambo la uchuro, ni sawa na mtu kujitabiria utakufa lini nk. Imani kama hizi katika biashara hususani kwetu sisi waafrika ni jambo la kawaida lakini nyingi zimekuwa zikiturudisha nyuma bila ya sisi kujua.

Wanadhani kutabiri kunaweza kukasababisha wakose moyo wa kuendelea na biashara waliyoipenda endapo watatabiri biashara kutokufanya vyema kama wanavyopenda iwe, mathalani mtu anatamani kupata faida milioni moja, mpango ukitabiri atapata laki 5 basi hapendi. Wanakuwa kama ngamia, kushindwa kukabiliana na ukweli wa mambo.

Wengine hudai eti, unavyopanga mara nyingi huja kubadilika na kuwa tofauti, hivyo hamna umuhimu wa kupanga kitu ambacho baada ya muda mfupi kitapitwa na wakati. Lakini ndiyo maana ya kutabiri, ni juu yako sasa kufuatilia na kuangalia ni jinsi gani biashara halisi inavyotofautiana na mpango wako na kisha unaendelea kurekebisha kulingana na taarifa halisi unazokutana nazo kila siku wakati ukifanya biashara halisi. Na wala hii haitakupunguzia kitu sanasana itakuongezea uthibiti na umakini zaidi wa hali ya biashara inavyotakiwa iende.

Malengo ya biashara uliyoweka endapo katika hali halisi yataonekana kuwa chini basi mpango wa biashara utakusaidia kwani sasa itabidi uongeze jitihada zaidi au kubadilisha mikakati kusudi uweze kuyafikia malengo ama hata kuyazidi. Ikiwa hukuwa umejiwekea malengo utajuaje kama hujafikia malengo?

3. Mjasiriamali ana muda mchache sana, hivyo kuandika mpango wa biashara ni kuzidi kuupoteza muda huo kidogo aliokuwa nao.

Sababu hii siyo kweli hata kidogo kwani, ikiwa ina ukweli basi kwanini hata hao ambao hawaandiki michanganuo ya biashara zao wakihofia kupoteza muda bado idadi ya biashara zinazokufa kabla ya kufikisha hata mwaka mmoja ni kubwa?. Ukweli ni kwamba mchakato wa kuandika mchanganuo wa biashara ikiwa wewe mjasiriamali ndiye uliyehusika katika kufanyautafiti/upembuzi yakinifu basi uwezekano wa biashara yako kufanikiwa ni mkubwa zaidi kushinda yule aliyeanza kwa mkato bila kuandaa mpango wowote akikwepa kupoteza muda.

Hauhitaji kuandika mamia ya kurasa, hata kurasa mbili tatu unaweza ukayaweka mawazo yako juu ya ni wapi biashara inakotoka, ni wapi ilipo na ni wapi inakoelekea. Na basi ukiona huna muda kabisa waweza kumlipa mtaalamu au mtu mwenye uwezo wa kuandika akafanya kazi hiyo badala yako.

4. Mpango wa biashara(Business Plan) hausaidii kwa lolote kupata mkopo kutoka benki au taasisi nyinginezo za fedha.

Sababu hii itategemea ni katika mazingira yapi unataka kuutumia mpango wa bishara yako kupata mtaji kwa ajili ya kuanzia ama kuendeshea biashara yako. Mathalani, ni ukweli usiopingika mazingira kama ya hapa kwetu Tanzania, kwa kweli useme eti unakwenda benki na makabrasha yako ya mpango wa biashara na benki wakakuamini kukupa mkopo kwa kigezo hicho pekee, ni uwongo, hawawezi wakakupa kamwe.

Siyo mabenki tu bali hali ni hiyo hiyo hata na kwa wadau wengine, wanaoweza wakawa chanzo cha kukupa mtaji kama vile wabia na hata wawekezaji. Mwekezaji yeyote yule na popote pale, hupendelea kuwekeza katika biashara iliyokwishaanzishwa ikasimama na inayoendelea, na zaidi ya hapo wanapendelea kuona kitu zaidi ya makaratasi, (DHAMANA).

Lakini hiyo haiondoi umuhimu wa kuwa na mpango wa biashara kwani, kama tutakavyoona hivi punde zile sababu kuu 5 za kuwa na mpango wa biashara yako kabla hujaanza biashara yenyewe. Kwanza kiumuhimu sababu hii ya kusaidia katika kupata mitaji, haipo kabisa katika listi hiyo na hata kama ipo basi ni moja ya vipengele vya sababu nyingine kubwa zaidi.

Yapo mazingira ambayo mpango wa biashara ni muhimu ili uweze kupata mtaji kutoka kwa wawekezaji au taasisi za fedha, kwa mfano, miradi mikubwa mikubwa wakati mtu utataka kupata ufadhili, mkopo au hata kutaka kujiunga na soko la hisa la Dar es salaam, basi mpango wa biashara hauepukiki hata kidogo.

Kwa nchi zilizoendelea kama Marekani, Canada, Uingereza na nyinginezo, biashara hata ikiwa ndogo unapoandaa mpango wako mzuri wa biashara basi unaweza ukapata ruzuku au mkopo mdogo kutoka serikalini kupitia taasisi mbalimbali zilizoanzishwa rasmi kwa ajili ya kuzisaidia biashara ndogondogo, mfano wake hapa kwetu ni kama zile pesa za “Mabilioni ya Kikwete” kipindi kile anaingia madarakani.

Na siyo kweli asilimia mia moja kwamba katika taasisi ndogondogo za fedha na mabenki ya hapa kwetu Tanzania hayazingatii kabisa suala la mpango wa biashara la hasha, kuna baadhi ya vipengele muhimu katika mpango wa biashara ambavyo huviweka hata katika fomu zao za kuombea mikopo ikiwa ni pamoja na wakati wanapokuhoji basi hujaribu kukuuliza uwajibu maswali yaleyale ambayo kama ungeliandika mchanganuo wa biashara yako, basi ungelikuwa umewajibu.

Maswali kama vile; “Biashara yako mauzo ni shilingi ngapi kwa siku/kwa mwezi”, ‘Biashara yako ina thamani gani’, ‘Biashara yako inadai/inadaiwa shilingi ngapi?’  ‘Matumizi yako kwa siku/kwa mwezi ni kiasi gani?’ ‘Taja mali isiyohamishika uliyokuwa nayo’, ‘Unawalipa wafanyakazi/vibarua wangapi na ni sh. ngapi?’ utautumiaje mkopo utakaopewa nk. Tathmini ya maswali hayo yanawakilisha mpango wako mzima wa biashara na siyo lazima mpango wa biashara uwe ni mamia ya kurasa.

Wajasiriamali wana sababu nyingi kwanini hawapendi kuandika mpango wa biashara, ndugu msomaji kama na wewe ni mmoja kati ya wamiliki wa biashara ndogo ndogo au hata zile za kati, basi unakaribishwa na wewe uchangie, tuambie ni sababu zipi zinazokufanya usite kuandika mchanganuo wa biashara yako. Toa maoni yako pale chini.

Kabla sijaenda kukutajia zile sababu kuu zaidi 5 (tano) kwanini uandike mpango wa biashara, ningependa kwanza nikusimulie ‘story’ ifuatayo na iliyotendeka kweli(siyo hadithi ya kutunga)

Miaka mitano iliyopita kuna rafiki yangu mmoja kwa jina anaitwa J.Kileo, alianzisha kampuni yake ndogo ya kuuza nguo za kike na vitu mbalimbali vya ‘luxury’ kama mabegi ya akina dada, saa za mkononi, viatu na urembo, vitu hivyo alikuwa akienda kuvichukua China na wakati mwingine Hong kong na kisha kuja kuviuza hapa Tanzania, Zambia na Malawi.

Biashara iliendelea vizuri tu mwaka wa kwanza, wa pili na hata mwanzoni mwa mwaka wa tatu, lakini ghafla mambo yakaanza kwenda ndivyo sivyo mwezi wa tano. Kengele ya hatari ilianza kulia kichwani mwake pale ushindani wa hatari ulipoanza, wakazuka wafanyabiashara wengine kibao walioiga biashara ileile ya kuagiza na kuuza nguo, viatu na vitu vya akina dada kutoka china, tena kwa bei ya kutupa!

Biashara ilianza kupungua taratibu na kufuatiwa na faida nayo kuanza kupungua kidogokidogo. Kileo hakuwa na jinsi, akaamua kubadilisha biashara. Alianza biashara nyingine ya kuuza nguo za ndani za kike kama vile, chupi, sidiria na andasketi za mitumba kwa wanawake, biashara ambayo alipata faida kubwa sana karibu asilimia hamsini, yaani nusu kwa nusu, akinunua chupi au sidiria moja shilingi mia tano(500) basi huenda kupata faida shilingi mia tano.

Biashara hii ya nguo za ndani za mitumba, alidumu nayo kwa muda wa miezi sita tu (6) kabla balaa jingine halijazuka tena, Serikali ilikuja na sera mpya iliyopiga marufuku kabisa biashara ya nguo za ndani za mitumba kwa wanawake na wanaume, zikiwemo chupi, sidiria underskirt, na hata bukta. Ndani ya miaka 4(mine) mtaji wote wa Bwana Kileo ulikatika kabisa kutokana na sababu mbalimbali kama zilivyoelezwa hapo juu.

Kosa moja kubwa alilolifanya Bwana Kileo, ni kuanzisha biashara yake ya kwanza kabisa pasipo kufanya utafiti wa biashara, na hatimaye kuwa na mpango wa biashara ambapo angeliweza kubaini mapema hatari mbalimbali au hasara ambazo zingeliweza kuja kujitokeza hapo baadaye kama tulivyoona na hivyo angeliweza kujipanga kuzipunguza au kutafuta njia mbadala ya kuzikwepa kabisa.

Sasa bada ya kukushirikisha mkasa huo uliomkuta rafiki yangu wa karibu bwana Kileo, moja kwa moja hebu tuone zile Sababu tano(5) kwanini Mpango wa biashara una faida kuuandika, iwe ni kabla ya kuanza biashara mpya au hata wakati biashara imekwisha anza siku nyingi unataka kuiboresha.

Sababu kuu 5(tano) ni kwanini kuandika mpango wa biashara yako kwanza kabla huja anza biashara yenyewe.

1.  Kuweka malengo mahsusi ya biashara yako;

·       Ni dira itakayokuongoza katika kufanikisha malengo uliyojiwekea. Hukulazimisha ufikirie kwa kina kuhusiana na biashara unayotaka kufanya.

·       Biashara ili iweze kwenda vizuri inahitaji uweke malengo mahsusi halafu uyatekeleze pamoja na kufanya tathmini mara kwa mara kadiri makisio “assumptions” nayo yatakavyokuwa yakibadilika kusudi uweze kufahamu biashara halisi na mpango wako vinatofautiana kwa kiasi gani. Na ni lazima vitofautiane, hiyo ndiyo maana ya makisio popote pale hata ingelikuwa unatabiri hali ya hewa.

·       Utatekelezaje majukumu ya biashara pasipo kupanga? Hebu jaribu kufikiri ikiwa wewe ni mwanamke au hata mwanaume unapotaka kwenda sokoni kununua vitu vya nyumbani au shopping yeyote ile, kiukweli niambie, hukai chini na kupanga utaenda kununua kitu gani,wakati mwingine bila shaka unachukua kalamu na kuandika katika karatasi.

·       Utajuaje ni kitu gani kinachotakiwa kifanyike labda tuseme kesho, keshokutwa au mtondogoo kama haujakaa chini ukafikiri na kupanga?

·       Wanaojidai hawana haja na mipango wala biashara zao hawakutumia mipango kuzianzisha ni waongo! Hata kupanga kichwani mwako pasipo kuandika mahali nao ni mpango wa biashara. Kama unao uwezo wa kupanga kwa kichwa pekee bila kusahau, basi vizuri, una bahati, ila ukitaka upange kwa weledi na kwa uhakika zaidi, basi huna budi kuandika kwenye karatasi.

·       Ili biashara ifanikiwe, UTEKELEZAJI ni kila kitu, hiyo inamaanisha kwamba, unatakiwa uweke vipaumbele, ubainishe malengo na upime matokeo baada ya utekelezaji.

2.  Kutambua mahitaji ya kifedha na rasilimali nyinginezo mbalimbali zinazohitajika zikiwemo rasilimali watu.

·       Je, biashara yako itahitaji fedha kutoka mahali pengine? Kama ndiyo, ni kiasi gani?, utazipata kutoka wapi na utazitumiaje?, watendaji/wafanyakazi ni kina nani, gharama mbalimbali, makisio ya mapato nk. Vyoote hivyo mchanganuo wa biashara utakusaidia kujibu.

·       Unaweza ukajiepusha na kosa la kupoteza muda bure wa kufanya biashara hata mwaka mzima na baada ya hapo unakuja kubaini kumbe mtaji ulikuwa hautoshi au biashara haizalishi faida, kama mtaji ni kidogo ni dhahiri uwezekano wa biashara hiyo kufanikiwa ni finyu sana, kumbuka “kufanyabiashara na mtaji finyu nisawa na mtu anayelima kwa jembe lisilokuwa na mpini”. Kuandika mpango wa biashara kutakuepusha kufanya maamuzi ambayo baadaye utakuja kugundua hukupaswa kuyafanya lakini, “too late”.

3.  Kutathmini uwezekano wa kufanikiwa kwa wazo la biashara/mradi.

·       Je, wazo lako hilo ni zuri kiasi gani?, litalipa?. Mchakato mzima wa kuandaa mpango wa biashara unakulazimisha ufanye utafiti wa soko lengwa la bidhaa/huduma zako pamoja na washindani wako na hivyo kubaini nguvu uliyokuwa nayo kuwapita washindani hao.

·       Utakapobaini kwamba wazo linalipa basi hatua inayofuata  unaendelea na mchakato wa kufanya biashara lakini ikiwa itaonyesha hailipi unaweza ukafikiria mara mbili uachane nayo au uendelee.

4.   Kuthibitisha umakini wako na kujitoa katika biashara unayotarajia au ambayo tayari unaifanya.

·       Mpango kamili wa biashara ni muhimu ukaonyesha  kwa wadau wote(pande mbalimbali) kwamba  ni kweli umejipanga vilivyo na umejitoa kiukwelikweli kufanikisha biashara yako.

·       Wadau hao wanaweza wakawa; wafanyakazi, mke, mume, wateja wanaokusambazia bidhaa, wateja wanaonunua,  wawekezaji, wabia, taasisi za fedha kama benki nk., bila ya kusahau na wewe wenyewe binafsi. Hebu fikiria, wadau wako wasingependa kufahamu ni kitu gani kinachotakiwa kufanywa ndani ya biashara yako?

·       Halikadhalika wadau wako unaotegemea watakupa mtaji mfano, benki, taasisi za fedha, wabia au wawekezaji, hii ndiyo njia muafaka ya kuwashirikisha mikakati na maono yako, na ndiyo maana watu wengi tumekuwa tukiuchukulia mpango wa biashara kama ni chombo cha kuombea fedha(mikopo) tu bila ya kujua kwamba mpango wa biashara ni zaidi ya hapo, na una kazi nyingine nyingi zilizokuwa muhimu hata kushinda kuombea mkopo benki.

5.   Kusaidia ugunduzi wa fursa mpya za masoko.   

·       Kupitia mchakato mzima wa maandalizi ya mpango mzima wa biashara, unahusisha kufikiria kwa kina, kuhoji watu, kutafiti machapisho mbalimbali yahusuyo biashara husika pamoja na kuitazama biashara yako katika mtizamo tofautitofauti. Matokeo yake, utaibuka na mawazo mapya kuhusiana na namna ya kutafuta soko la biashara yako, jinsi ya kuiendesha na kuikuza zaidi.

……………………………………………………………….………

Mpenzi msomaji na huo ndio mwisho wa makala yetu hii, tunakuomba uendelee kuwa na sisi kila mara, pia usisahau tuna vitabu vizuri zaidi vya ujasiriamali katika lugha ya Kiswahili, tunakuahidi pia kuendelea kukuletea makala nzuri za kuelimisha kila siku na mwisho usisahau ule usemi usemao;

“kushindwa kupanga, ni kupanga kushindwa”

Tweet